Event manager czy agencja eventowa: kto lepiej zorganizuje event firmowy?

Event manager czy agencja eventowa: krótka odpowiedź

Event manager czy agencja eventowa? Nie ma jednej dobrej odpowiedzi, bo obie opcje rozwiązują inny problem. Event manager w firmie sprawdza się, gdy organizujecie wydarzenia często, w powtarzalnym formacie i z dobrze znanym zespołem. Agencja eventowa wygrywa, gdy event jest duży, nietypowy albo zdarza się raz czy dwa razy w roku i nie opłaca się budować całego zaplecza produkcyjnego od zera.

Warto też od razu rozdzielić dwie rzeczy. Event manager to rola: osoba, która planuje, koordynuje i pilnuje realizacji. Agencja to organizacja, która ma w sobie tę rolę, ale także koncepcję kreatywną, produkcję, technikę i sprawdzonych dostawców. Dlatego pytanie „kto lepiej zorganizuje event firmowy” tak naprawdę brzmi: czy wystarczy Wam koordynator, czy potrzebujecie całego zaplecza.

Event manager czy agencja eventowa: czym różni się zakres odpowiedzialności?

Event manager odpowiada za to, żeby wydarzenie się odbyło zgodnie z planem, budżetem i celem. Ma jednak ograniczone zasoby: swój czas, swoje kontakty i budżet, którym dysponuje. Agencja bierze na siebie cały łańcuch działań, od pomysłu po rozliczenie, i ma do dyspozycji zespół specjalistów oraz sieć dostawców.

Warto pamiętać, że w dobrej agencji również pracuje event manager. U nas każdym projektem kieruje jeden dedykowany event manager, który koordynuje wszystkich dostawców i jest Twoim jedynym punktem kontaktu. Różnica polega na tym, że za jego plecami stoi cały zespół produkcyjny.

Kiedy zatrudnić event managera we własnej firmie?

Własny event manager ma sens, gdy wydarzenia są stałym elementem pracy firmy, a nie dodatkiem do kalendarza. Najczęściej dotyczy to sytuacji, w których:

• organizujecie wiele spotkań w ciągu roku, np. cykliczne konferencje wewnętrzne, szkolenia czy spotkania z klientami,
• formaty są powtarzalne, więc scenariusz i logistykę można dopracować raz i stosować wielokrotnie,
• wydarzenia są kameralne i nie wymagają rozbudowanej techniki ani scenografii,
• zależy Wam na stałym, długofalowym budowaniu wiedzy o wydarzeniach wewnątrz organizacji,
• macie budżet na pełny etat i wsparcie w postaci narzędzi oraz zaufanych dostawców.

Pamiętaj jednak, że jedna osoba nie zastąpi całego zespołu. Jeśli w kalendarzu pojawia się nagle gala, wyjazd integracyjny dla kilkuset osób albo event plenerowy, event manager in-house i tak będzie szukał zewnętrznego wsparcia produkcyjnego.

Kiedy lepiej wybrać agencję eventową?

Agencja jest rozsądniejsza, gdy zakres wydarzenia przekracza możliwości jednej osoby albo gdy potrzebujecie kompetencji, których nie ma w firmie. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których:

• event jest duży lub nietypowy, np. gala, jubileusz, konferencja strategiczna czy festiwal firmowy,
• potrzebujecie koncepcji kreatywnej, scenografii, oprawy technicznej i realizacji w jednym miejscu,
• wydarzenia pojawiają się nieregularnie, więc stały etat byłby niewykorzystany przez większość roku,
• organizujecie event poza miejscem, w którym działa Wasza firma, i potrzebujecie lokalnych partnerów,
• zespół HR lub marketingu ma już pełne obłożenie i nie jest w stanie poświęcić tygodni na koordynację.

Pełna agencja eventowa oferuje zwykle cały pakiet: analizę potrzeb i brief, koncepcję kreatywną, kosztorys, produkcję, obsługę techniczną (światło, dźwięk, multimedia), koordynację dostawców i realizację na miejscu. Przykłady takich realizacji znajdziesz w naszym portfolio, a pełen zakres usług opisujemy na stronie oferta agencji eventowej. Jeśli planujesz porównywać kilka agencji, pomoże Ci też artykuł jak wybrać agencję eventową: 10 kryteriów. Rekomendacje od innych firm z branży i referencje od klientów to najlepszy punkt wyjścia, a w naszym przypadku znajdziesz je na stronie zaufali nam.

A co z zewnętrznym event managerem lub freelancerem?

Między etatem a agencją jest jeszcze trzecia droga: zewnętrzny event manager, czyli freelancer, który prowadzi wydarzenie na zlecenie. Dla firmy to rozwiązanie pośrednie. Nie płacisz za etat przez cały rok, ale też nie masz za plecami zespołu produkcyjnego.

Zewnętrzny event manager ma sens, gdy wydarzenie jest niewielkie, scenariusz jest prosty, a Wasz zespół potrafi przejąć część zadań. Dobrze sprawdza się przy kameralnych spotkaniach czy szkoleniach, gdzie najważniejsza jest koordynacja. Gorzej, gdy projekt wymaga techniki scenicznej, scenografii i kilku wykonawców jednocześnie, bo wtedy freelancer sam musi zbudować zespół, a odpowiedzialność nadal spoczywa na jednej osobie.

Przy porównaniu z agencją pytaj o to samo, co przy każdym wykonawcy: kto zastąpi go w razie choroby, czy ma doświadczenie w wydarzeniach o podobnej skali i jak wygląda plan awaryjny. Pytania do agencji zebraliśmy w artykule czym wyróżnia się dobra agencja eventowa i jak ją sprawdzić przed podpisaniem umowy.

Event manager czy agencja eventowa: ile kosztuje każde z rozwiązań?

Porównanie kosztów bywa mylące, bo oba rozwiązania liczy się inaczej. Etat to koszt stały, który ponosisz niezależnie od liczby eventów. Agencja to koszt projektowy, który pojawia się tylko wtedy, gdy realizujecie wydarzenie.

Jeśli chodzi o wynagrodzenia, według danych serwisu wynagrodzenia.pl mediana zarobków event managerów to 8 040 zł brutto miesięcznie, a połowa osób zarabia od 6 550 zł do 10 180 zł brutto. Do tego dochodzą składki pracodawcy, które podnoszą koszt zatrudnienia mniej więcej o jedną piątą, a także sprzęt, oprogramowanie, szkolenia i koszty rekrutacji.

Przy mniejszych realizacjach budżet na event firmowy może zaczynać się od kilkunastu tysięcy złotych. Zaletą agencji jest to, że wycena jest rozpisana na konkretne elementy i możesz ją porównać z ofertami innych firm. Szczegółowy przykład takiego kosztorysu opisujemy w artykule jakie są koszty organizacji konferencji w 2026 roku.

Które rozwiązanie niesie mniejsze ryzyko?

Ryzyko w organizacji eventu rzadko wynika ze złej woli. Najczęściej bierze się z braku zasobów w kluczowym momencie: zabrakło osoby na montaż, zawiódł dostawca, a nikt nie miał planu awaryjnego. Warto więc zapytać, gdzie w każdym z rozwiązań leży słaby punkt.

• Event manager in-house: największym ryzykiem jest zależność od jednej osoby. Choroba, urlop czy rezygnacja tuż przed wydarzeniem mogą zatrzymać cały projekt. Drugim ryzykiem jest ograniczona baza dostawców, co utrudnia negocjacje i szybkie znalezienie zastępstwa.
• Agencja eventowa: największym ryzykiem jest wybór niewłaściwej agencji, dlatego warto sprawdzić doświadczenie, referencje i sposób pracy jeszcze przed podpisaniem umowy. Drugim ryzykiem jest niedostateczne wprowadzenie agencji w kulturę firmy, co rozwiązuje dobry brief i regularny kontakt.

W naszym modelu ryzyko ograniczamy dzięki produkcji realizowanej wewnątrz agencji (in-house production), jednemu event managerowi odpowiedzialnemu za koordynację oraz podziałowi współpracy na sześć etapów: od analizy potrzeb i briefu, przez koncepcję i wycenę, po produkcję, realizację i podsumowanie.

Model hybrydowy: kiedy łączyć event managera i agencję?

Dla wielu firm odpowiedzią na pytanie „event manager czy agencja eventowa” nie jest wybór jednej opcji, tylko podział ról. W modelu hybrydowym event manager lub koordynator wewnętrzny dba o stałe, powtarzalne wydarzenia i jest łącznikiem z agencją, a agencja przejmuje projekty duże, nietypowe albo wymagające rozbudowanej produkcji.

Taki układ działa dobrze, gdy:

• część eventów jest cykliczna, a część jednorazowa,
• firma ma osobę znającą kulturę organizacji,
• potrzebny jest partner od techniki i scenografii,
• budżet na etat jest, ale nie na pełny zespół,
• wydarzenia mają bardzo różną skalę,
• agencja ma przejąć szczyty obciążenia, np. sezon wigilii firmowych.

W praktyce wygląda to tak: wewnętrzny koordynator ustala cele i ramy, wprowadza agencję w kontekst firmy, akceptuje koncepcję i podejmuje decyzje po stronie klienta. Agencja odpowiada za wykonanie. Dzięki temu nie dublujecie pracy, a zespół HR czy marketingu zachowuje kontrolę nad tym, co ważne.

Event manager czy agencja eventowa: jak podjąć decyzję w swojej firmie?

Zamiast zastanawiać się ogólnie, przejdź przez cztery pytania. Odpowiedzi szybko pokażą, w którą stronę warto iść.

1. 1

   Policz, ile eventów organizujecie w roku

   Im więcej powtarzalnych wydarzeń, tym silniejszy argument za własnym event managerem. Kilka większych eventów rocznie zwykle łatwiej obsłużyć projektowo, z agencją.

2. 2

   Oceń skalę i złożoność wydarzeń

   Spotkanie dla kilkunastu osób w biurze to inna sprawa niż gala, konferencja strategiczna czy wyjazd dla kilkuset osób. Im więcej techniki, scenografii i logistyki, tym większa potrzeba zaplecza produkcyjnego.

3. 3

   Sprawdź, czego brakuje w zespole

   Zapytaj siebie, czy macie kompetencje w koncepcji kreatywnej, negocjacjach z dostawcami i prowadzeniu produkcji. Braki dobrze uzupełnia agencja, a nie kolejny etat.

4. 4

   Porównaj całkowity koszt, nie tylko wycenę

   Zestaw roczny koszt etatu z kosztem projektów realizowanych przez agencję. Dolicz czas własnego zespołu, który pochłania koordynacja. Dopiero wtedy porównanie jest uczciwe.

Jeśli po tej analizie nadal masz wątpliwości, porozmawiaj z nami. Opowiemy, jak pracujemy, a o tym, kim jesteśmy i jak działamy, przeczytasz też na stronie o agencji eventowej Taka Banda.