Czym wyróżnia się dobra agencja eventowa? 7 cech i jak je sprawdzić przed podpisaniem umowy

Czym wyróżnia się dobra agencja eventowa?

Dobra agencja eventowa zaczyna od celu biznesowego wydarzenia, a dopiero potem dobiera formę, miejsce i atrakcje. Da się ją rozpoznać po siedmiu cechach, które można sprawdzić jeszcze przed podpisaniem umowy:

• pokazuje realne case studies, a nie tylko logotypy klientów,
• przygotowuje przejrzysty kosztorys rozbity na pozycje,
• zapewnia jeden punkt kontaktu, czyli dedykowanego event managera,
• ma własne zaplecze techniczne i produkcyjne,
• elastycznie dopasowuje się do skali wydarzenia,
• zaczyna od celu, a nie od katalogu atrakcji,
• pracuje według jasnego procesu i kończy projekt podsumowaniem.

Profesjonalizm, kreatywność i elastyczność deklaruje każda firma z branży. Dlatego przy każdej cesze podpowiadamy, jak ją zweryfikować w rozmowie i co powinno zapalić czerwoną lampkę. Jeśli dopiero zaczynasz porównywać oferty, przyda Ci się też nasze zestawienie 10 kryteriów wyboru agencji eventowej, które porządkuje cały proces decyzji.

Dobra agencja eventowa: 7 cech i jak je sprawdzić

1. Pokazuje realne case studies, a nie tylko logotypy

Ściana logotypów mówi tylko tyle, że agencja coś dla danej marki zrobiła. Nie mówi, co dokładnie, w jakiej skali i z jakim efektem. Dopiero case study pokazuje cel wydarzenia, ograniczenia (termin, budżet, miejsce) i sposób, w jaki zespół je rozwiązał. Właśnie tak opisujemy projekty w naszym portfolio realizacji, na przykład konferencję strategiczną dla Alior Banku.

• Jak to sprawdzić: poproś o dwie lub trzy realizacje podobne do Twojej pod względem formatu i skali. Zapytaj, kto z obecnego zespołu przy nich pracował.
• Sygnał ostrzegawczy: portfolio to same zdjęcia i logotypy, a na pytania o szczegóły słyszysz ogólniki.

2. Przygotowuje przejrzysty kosztorys rozbity na pozycje

Jedna kwota „za całość” utrudnia porównanie ofert i rozmowę o budżecie. Dobry kosztorys pokazuje osobno główne obszary wydarzenia: miejsce, catering, technikę, program artystyczny, logistykę i obsługę agencji. Dzięki temu wiesz, gdzie da się przesunąć środki bez utraty jakości i za co faktycznie płacisz. Jak rozkładają się koszty w praktyce, pokazujemy na przykładzie kosztów organizacji konferencji.

• Jak to sprawdzić: zapytaj, co obejmuje każda pozycja, co zostało poza wyceną (np. transport, dodatkowe próby, wydłużenie obsługi) i jak rozliczane są zmiany wprowadzone po akceptacji oferty.
• Sygnał ostrzegawczy: kwota ryczałtowa bez podziału albo niechęć do rozmowy o tym, z czego wynika cena.

3. Zapewnia jeden punkt kontaktu

Nawet średniej wielkości event to współpraca z wieloma dostawcami. Jeśli klient sam musi pilnować obiektu, cateringu, techniki i artystów, agencja w praktyce przerzuca na niego swoją pracę. Dobra agencja wyznacza jedną osobę, która zna projekt od briefu do podsumowania, koordynuje wszystkich dostawców i podejmuje decyzje w dniu wydarzenia. W Taka Banda każdy projekt prowadzi dedykowany event manager.

• Jak to sprawdzić: zapytaj, kto będzie Twoim opiekunem, czy weźmie udział w spotkaniu ofertowym i czy będzie na miejscu podczas wydarzenia.
• Sygnał ostrzegawczy: jedna osoba sprzedaje, inna produkuje, a w dniu eventu trudno ustalić, kto odpowiada za decyzje.

4. Ma własne zaplecze techniczne i produkcyjne

Światło, dźwięk i multimedia decydują o odbiorze gali czy konferencji równie mocno jak scenariusz. Agencja, która sama realizuje produkcję, lepiej kontroluje jakość i szybciej reaguje, gdy podczas próby trzeba coś zmienić. Z tego powodu pracujemy w modelu in-house production: koncepcja, produkcja i obsługa techniczna są w rękach jednego zespołu.

• Jak to sprawdzić: zapytaj, które elementy techniki agencja realizuje sama, a które zleca, oraz kto na miejscu odpowiada za realizację techniczną.
• Sygnał ostrzegawczy: wszystko jest podwykonywane, a agencja nie potrafi powiedzieć, kto przyjedzie obsługiwać scenę.

5. Elastycznie dopasowuje się do skali wydarzenia

Kameralne spotkanie zarządu i event dla kilku tysięcy uczestników wymagają zupełnie innej logistyki, ale tych samych kompetencji organizacyjnych. Dobra agencja nie „pompuje” małego projektu, żeby podnieść budżet, i nie traci kontroli, gdy liczba gości rośnie. Rejestracja, przepływ ludzi, bezpieczeństwo i catering skalują się inaczej niż scenografia.

• Jak to sprawdzić: poproś o realizacje w skali zbliżonej do Twojej i zapytaj, co agencja zmienia w organizacji przy większej liczbie uczestników.
• Sygnał ostrzegawczy: oferta jest wyraźnie na wyrost w stosunku do briefu albo agencja nie ma doświadczenia w podobnej skali.

6. Zaczyna od celu, a nie od katalogu atrakcji

Integracja zespołu po fuzji, podziękowanie dla kluczowych klientów i ogłoszenie nowej strategii to trzy różne wydarzenia, nawet jeśli odbędą się w tym samym hotelu. Dobra agencja najpierw dopytuje, kto przyjdzie, co uczestnicy mają wynieść z wydarzenia i po czym poznacie, że się udało. Atrakcje dobiera na końcu, jako narzędzie do osiągnięcia celu.

• Jak to sprawdzić: policz pytania na pierwszym spotkaniu. Powinny dotyczyć uczestników, celu, oczekiwanego efektu i ograniczeń.
• Sygnał ostrzegawczy: gotowa oferta przychodzi, zanim ktokolwiek zapytał o cel, a pakiety atrakcji są takie same dla każdego klienta.

7. Pracuje według jasnego procesu i kończy projekt podsumowaniem

Klient powinien wiedzieć, na jakim etapie jest projekt i kiedy musi podjąć decyzję. U nas współpraca przebiega w sześciu etapach:

• kontakt i analiza potrzeb,
• brief i cele wydarzenia,
• koncepcja kreatywna i wycena,
• produkcja i koordynacja,
• realizacja,
• podsumowanie i dalsza współpraca.

Ostatni etap bywa pomijany, a to on zamienia pojedynczy event w wiedzę na przyszłość: co zadziałało, co warto zmienić i jak rozliczyć budżet.

• Jak to sprawdzić: poproś o harmonogram z terminami decyzji po Twojej stronie i zapytaj, jak wygląda rozliczenie oraz podsumowanie po wydarzeniu.
• Sygnał ostrzegawczy: brak harmonogramu, ustalenia „na bieżąco”, a po evencie kontakt się urywa.

Dobra agencja eventowa na pierwszym spotkaniu: pytania kontrolne

Pierwsza rozmowa mówi o agencji więcej niż jej strona internetowa. Poniższe pytania pomagają szybko oddzielić deklaracje od praktyki.

Czy dobra agencja eventowa musi być z Twojego miasta?

Siedziba agencji ma mniejsze znaczenie, niż się wydaje. Liczy się to, czy zespół zna obiekty w danym mieście, ma sprawdzonych partnerów na miejscu i potrafi zaplanować logistykę dojazdu oraz noclegów. Agencja z dużym doświadczeniem w różnych lokalizacjach często ma szerszy wybór dostawców niż firma działająca tylko w jednym regionie.

Jako agencja eventowa full service organizujemy wydarzenia w całej Polsce. Przez ponad 15 lat realizowaliśmy projekty dla ponad 120 marek, współpracując ze sprawdzonymi partnerami w różnych miastach. Zanim wybierzesz agencję do eventu poza jej siedzibą, zapytaj o realizacje w tym regionie, znajomość konkretnych obiektów i lokalnych dostawców.

Więcej o tym, jak pracujemy w poszczególnych miastach:

• agencja eventowa Gdańsk
• agencja eventowa Szczecin
• agencja eventowa Bydgoszcz
• agencja eventowa Poznań
• agencja eventowa Białystok
• agencja eventowa Wrocław
• agencja eventowa Radom
• agencja eventowa Lublin
• agencja eventowa Częstochowa
• agencja eventowa Katowice
• agencja eventowa Kraków
• agencja eventowa Rzeszów